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Firmenwagenleasing: Die korrekte Buchung in der Buchhaltung

AUTOR: REDAKTION | 06. JULI 2018


Firmenwagenleasing: Die korrekte Buchung in der Buchhaltung

Firmenwagenleasing: Die korrekte Buchung in der Buchhaltung

Spedition, Handwerkbetrieb oder normaler Dienstleister – kaum ein Unternehmen hierzulande kommt ohne Firmenwagen aus. Um die eigene Flotte möglichst bequem zu verwalten und fahrzeugtechnisch immer auf dem neusten Stand zu sein, entscheiden sich viele Betriebe dafür, ihre Dienstwagen zu leasen. Doch was genau macht diese Finanzierungsmethode so beliebt und was gibt es dabei für die Buchhaltung zu beachten?

Leasing leicht erklärt

Grundsätzlich ähnelt der Vorgang stark der Vermietung eines Objekts. Erster Leasing-Anlaufpunkt ist in der Regel das jeweilige Autohaus des Vertrauens. Dort schließen Leasinggeber und –nehmer anstelle eines klassischen Kaufvertrags einen speziellen Leasingvertrag ab. Dieser ist in den meisten Fällen auf zwei bis fünf Jahre ausgerichtet. Das Autohaus überträgt hierbei die Nutzungsrechte für das Fahrzeug beispielsweise auf ein Unternehmen, das für den Fahrzeuggebrauch im Gegenzug eine monatliche Rate an den Autohändler zahlt und sich dazu verpflichtet, den Wagen zu pflegen und die festgelegten Abmachungen nicht zu verletzen.

Daneben gibt es bei Fahrzeugen zwei weit verbreitete Leasingoptionen: Zum einen das sogenannte Kilometerleasing. Hier ist die Kilometerzahl, die mit dem Wagen zurückgelegt werden darf, vertraglich genau festgelegt. Auf der anderen Seite ist auch Restwertleasing eine mögliche Option. Ein Vergleich zeigt, welche Möglichkeit sich im Einzelfall eher rentiert.

Unternehmen profitieren von vielen Vorteilen

Aber warum bevorzugen gerade Unternehmen Leasing gegenüber dem Fahrzeugkauf? Ganz einfach: Firmen können mit diesem Finanzierungsmodell viel Geld sparen. Reparaturen und Kundendienste übernimmt in den meisten Fällen der Hersteller. Zudem sind die Monatsraten in der Regel niedriger als bei der klassischen Finanzierung und man kann sie beim Finanzamt als Betriebsausgaben angegeben. So gibt es am Ende sogar Geld zurück.


Zum anderen handelt es sich insbesondere bei Autos um Gebrauchsgegenstände, die einem massiven Wertverlust ausgesetzt sind. Firmen, die Fahrzeuge leasen anstatt sie zu kaufen, beugen dadurch möglichen Verlustgeschäften vor. Denn schon gut ein Jahr nach der Anschaffung schrumpft der Wert eines Neuwagens um bis zu einem Viertel seines Originalwerts.

Wenn Mitarbeiter das Auto nutzen dürfen

Bis dahin ist Leasing aus Unternehmerperspektive in rentables Geschäft. Komplizierter wird es dagegen aus Sicht der Buchhaltung, wenn Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Dienstwagen sowohl für berufliche als auch private Fahrten zur Verfügung stellen. Denn dann stellt das Auto als Sachwert einen geldwerten Vorteil dar. Und in diesem Fall zieht der Arbeitnehmer den Kürzeren. Denn für diesen Vorteil werden steuerliche Abgaben fällig, die vom Bruttogehalt des Angestellten abgehen. Das freut wiederrum die Chefetage, die durch diesen Vorgang Lohnnebenkosten spart.

Geldwerter Vorteil: Die Sorgfalt der Angestellten ist gefragt

Jedoch nur, wenn der Mitarbeiter zuverlässig und gewissenhaft seine Fahrten dokumentiert. Denn für die genaue Berechnung des gelwerten Vorteils gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten:

  • Die 1-Prozent-Regel: In diesem Fall muss der Arbeitnehmer monatlich ein Prozent vom Bruttoneuwagenpreis versteuern.
  • Dokumentation durch das Fahrtenbuch: Im Vergleich ganz klar die aufwändigere Variante, denn hier müssen tatsächlich alle Fahrten mit dem Firmenwagen vorschriftsmäßig festgehalten werden.

Im Detail hängt die Methodenwahl immer vom Individualfall ab. Mit Blick auf die 1-Prozent-Regelung lautet die grundsätzliche Rechnung: Je größer die Entfernung zwischen Arbeitsstätte und Heimatort und je höher der Neupreis des Fahrzeugs angesetzt ist, desto höher ist am Ende die Summe des geldwerten Vorteils, der steuerlich an das Einkommen des Angestellten gerechnet wird. Damit am Ende kein Ärger vom Finanzamt droht, beantwortet dieser Firmenwagen-Guide alle restlichen Fragen in diesem steuerrechtlichen Sonderfall.

 

Geleaste Wägen lassen sich zu 100 Prozent „abschreiben“

Ein letztes wichtiges Thema auf der buchhalterischen Agenda bezüglich der Firmenflotte ist die korrekte Abschreibung. Denn nur so lassen sich im Falle von Wertminderungen, die bei Maschinen oder Gebäuden massiv zum Tragen kommen, die tatsächlichen Wertverhältnisse innerhalb der Unternehmensbilanz überhaupt herauslesen. Und hier ergibt sich im Fall von Leasingfahrzeugen ein großer Vorteil: Die Abschreibung fällt für Unternehmen komplett weg.

Zum einen, weil die Leasingraten ja schon als Betriebsausgaben registriert sind. Und zum anderen „aktiviert“ nicht das Unternehmen als Leasingnehmer das Fahrzeug. Das macht stattdessen das Autohaus als Leasinggeber. Aus diesem Zustand heraus können Firmen die Leasingrate (bzw. Betriebsausgaben) quasi zu 100 Prozent steuerlich absetzen.

Eine korrekte Buchführung erfordert Ordnung

Leasing bietet Unternehmen im Vergleich zum Fahrzeugkauf also viele Vorteile:

Fahrzeugleasing

Fahrzeugkauf

+++ Kaum Verlust durch Wertminderung

+++ Steuerersparung durch Betriebsausgaben

+++ Senkung der Lohnnebenkosten

+++ Fahrzeuge sind auf dem neusten Stand

+++ 100-prozentige Abschreibung

--- Hohe Wertminderung

--- Finanzierung durch Kredite oder Fremdkapital nötig

--- Wagen ist irgendwann veraltet

--- Hoher Abschreibungsaufwand

 

Doch um am Ende tatsächlich in den Genuss von Steuerrückzahlungen zu kommen, ist vor allem eines unerlässlich: Sorgfalt. Deshalb sollten Unternehmen, die auf Leasingfahrzeuge setzen, die dazugehörigen Belege und Rechnungen immer gleich mit einem Rechnungsprogramm verbuchen. So geht garantiert nichts verloren.

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