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So führen Sie ein Fahrtenbuch

AUTOR: REDAKTION | 15. JUNI 2017


So führen Sie ein Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist insbesondere für Selbständige und Freiberufler eine nervige Angelegenheit, da die Erstellung eines solchen häufig viel Zeit kostet und unterschiedlichste Regeln eingehalten werden müssen. Wer jedoch detailliert ein solches Fahrtenbuch führt, kann bei der Steuererklärung davon profitieren. 

Generell wird in einem Fahrtenbuch jede einzelne Fahrt, die man mit seinem Fahrzeug zurücklegt, strukturiert dokumentiert. Ein Fahrtenbuch ähnelt einem Logbuch bei Seglern oder Piloten, die ebenfalls jede Bewegung ihres Gefährtes dokumentieren müssen. Meistens werden in einem klassischen Fahrtenbuch Informationen wie Abfahrtsort, Abfahrtsdatum, Kilometerstand, Länge der Strecke, Zweck der Strecke, Zielort und Fahrer eingetragen.

Zweck des Fahrtenbuchs

Viele Menschen fragen sich, für wen die Führung eines Fahrtenbuches von Vorteil ist bzw. wer ein Fahrtenbuch in klassischer Form führen muss. Insbesondere Menschen, die selbständig oder freiberuflich tätig sind, müssen ein Fahrtenbuch führen, wenn sie mit dem Auto sowohl Fahrten für private Zwecke als auch Fahrten für geschäftliche Zwecke unternehmen. In diesem Fall muss man unterschiedlichste Aspekte beachten, um letztendlich einen Nutzen daraus ziehen zu können.
Bei Autos, die sowohl privat als auch geschäftlich genutzt werden, müssen steuerrechtlich unterschiedlichste Aspekte beachtet werden, die auch das Führen eines Fahrtenbuchs betreffen. Möglich ist bei dieser Art der Autonutzung die so genannte Ein-Prozent-Regelung.

Die zweite Variante ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Auf diese Art und Weise wird dann der private Anteil ermittelt. Insbesondere für Unternehmer, die den PKW fast ausschließlich geschäftlich benutzen, wird sich das Führen eines Fahrtenbuches oft lohnen, da dadurch geringere Privatanteile resultieren.

Führen eines Fahrtenbuches

Beim Führen eines Fahrtenbuches müssen unterschiedlichste Faktoren beachtet werden. Es gibt unzählige Möglichkeiten, auf welche Art und Weise man ein Fahrtenbuch führen kann. Die klassische Variante, die jedoch zugleich etwas altmodisch ist, ist das vorgedruckte Fahrtenbuch. Dieses erhält man üblicherweise im Bürohandel und in diesem ist ein festes Schema vorgegeben, in dem man seine einzelnen Fahrten detailliert eintragen kann. Den Eintrag sollte man direkt nach der Fahrt vornehmen („zeitnah“) und wenn möglich zusätzlich mit eventuellen Belegen untermauern.

Neben der klassischen Variante setzen sich heutzutage auch immer stärker elektronische Fahrtenbücher durch. Manche Unternehmer bauen sich ein elektronisches Gerät, welches explizit dafür vorgesehen ist, in das Auto. Andere wiederum tragen die einzelnen Fahrten im Anschluss an jede Fahrt in eine EDV-Datei ein. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten, da die einzelnen Fahrten nach der Buchung nicht mehr verändert werden dürfen. Dieses bedeutet, dass das Finanzamt oft keine ganz normalen Excel-Dateien, die man in nachhinein noch verändern kann, anerkennt. Es gibt jedoch Abhilfe in Form entsprechender Software, in dem man seine Fahrten eintragen kann und die vom Finanzamt auch offiziell anerkannt sind.

Steuerpflichtiger vs. Finanzamt

Ein Fahrtenbuch muss stetig, transparent und strukturiert geführt werden. Dabei reicht es nicht, ein Fahrtenbuch über einen repräsentativen Zeitraum zu führen, sondern es muss permanent geführt werden.
Bei Nichtbeachtung können häufig Streitigkeiten zwischen der steuerpflichtigen Person und dem Finanzamt entstehen. Wird ein Fahrtenbuch nicht vom Finanzamt anerkannt, kann dies zum Beispiel dazu führen, dass die 1 Prozent Regelung angewendet wird. Auch Schätzungen, die häufig höher ausfallen, sind möglich.

Aufbau eines Fahrtenbuches

Ein Fahrtenbuch ist immer identisch aufgebaut. Die schon oben erwähnten Komponenten müssen in einem Fahrtenbuch enthalten sein, damit das Finanzamt dieses auch anerkennt.

Somit lässt sich zusammenfassend sagen, dass das Fahrtenbuch häufig von Freiberuflern und Unternehmern als eher „lästiges Übel“ eingestuft wird. Eine detaillierte Dokumentation der einzelnen Fahrten kann jedoch dazu führen, dass Geld und Steuern eingespart werden können. Es gibt unterschiedlichste Varianten, wie man ein Fahrtenbuch führen kann. Bei der klassischen, handgeschriebenen Variante können an sich wenig Fehler gemacht werden. Bei der elektronischen Variante müssen Freiberufler und Unternehmer gleichermaßen beachten, dass die gebuchten Daten nicht nachträglich abänderbar sind. Deshalb ist das Verwenden einer einfachen Tabelle eher nicht geeignet.

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